Personalbrist inom restaurangbranschen: erbjuda upplevelse med färre personer

Nästan alla verksamheter går snålare än för fem år sedan. Det märks inte på maten, för köket håller ställningarna. Det märks i matsalen: mindre tid per bord, längre väntan på att beställa, och mindre utrymme för den lilla pratstunden som gör ett besök personligt.

Reflexen är att arbeta hårdare. Det håller ett tag och kostar dig sedan personal. Den andra vägen är att titta på vilket arbete som kan tas bort utan att gästen märker någon skillnad.

Var trycket verkligen ligger

Om du följer med en kväll märker du att de flesta avbrotten inte kommer från själva beställningen utan från väntan runt omkring den:

• Gäster som räcker upp handen för något litet och väntar fem minuter innan någon går förbi.
• Otålighet vid bord där maten dröjer, vilket leder till extra frågor till personalen.
• Att jaga recensioner i efterhand, oftast via e-post och oftast utan resultat.
• Barn som blir oroliga och som personalen måste arbeta runt.

Ingen av de fyra är egentligen betjäning. Det är allt arbete som uppstår för att något annat inte fungerar.

Vad du kan ta bort

Beställa mer utan att vänta

En knapp på bordet där en gäst kan beställa en extra dryck tar bort den viktigaste källan till uppräckta händer. Beställningen kommer in där den hör hemma, och personalen går en gång istället för två.

Väntetid som fyller sig själv

Ett bord som har något att göra ropar mindre. Spel på bordet kräver ingen som helst insats av din personal: inget material, ingen förklaring, inget att städa upp. Se hur det fungerar.

Recensioner vid rätt tillfälle

Att fråga medan upplevelsen är färsk ger mer resultat än ett mejl i efterhand och kostar dessutom ingen tid.

Det du vill ta bort är inte kontakten med gästen, utan väntan som äter upp den kontakten.

Att behålla personal är billigare än att söka ny

Att ersätta en medarbetare kostar en platsannons, intervjuer, upplärningstid och en period där resten av teamet får ta upp slacken. Räkna med sex till åtta veckor innan någon är lika snabb som den som slutade. Under de veckorna sjunker kvaliteten på allt den personen var involverad i.

Det gör kalkylen annorlunda än den ser ut. Varje åtgärd som gör arbetet lättare betalar sig själv så fort den förhindrar en uppsägning per år.

Varför människor egentligen slutar

Sällan enbart på grund av lönen. Det som ständigt återkommer i avgångssamtal:

• Scheman som kommer för sent för att kunna planera något runt omkring.
• Pass där man strukturellt är för få personer, vilket gör att inget går att göra bra.
• Känslan av att gästklagomål landar på dig utan att du kan göra något åt det.
• Ingen enda stund att andas ut mellan två toppar.

De två första handlar om planering. De två sista handlar om hur mycket arbetet kostar dig, och det är precis vad den här artikeln handlar om.

Schemalägga efter toppmomenten, inte efter timmarna

De flesta scheman är byggda kring öppettider: någon börjar klockan fem, någon annan klockan sex. Men trycket i en matsal fördelar sig inte jämnt över kvällen.

Det finns tre toppar, och de varar alla kort: stunden då de första borden kommer in och vill beställa samtidigt, stunden då de första huvudrätterna går ut, och stunden då tre bord vill betala samtidigt. Däremellan är det lugnare än det känns.

Den som lägger sin bemanning på dessa tre toppar istället för jämnt fördelat över kvällen får mer lugn med samma antal timmar. Det kräver dock att du vet när dessa toppar infaller hos dig, och det varierar mellan verksamheter och dagar.

Vad personalen själv märker

Det finns en skillnad mellan ett tungt pass och ett jobbigt pass, och den skillnaden ligger inte i antalet tallrikar.

• Ett pass där du går från A till B och avslutar det känns lätt, även om det är många.
• Ett pass där du blir uppropad mitt i tre gånger känns tungt, även om det är färre.
• En gäst som blir otålig kostar mer energi än fem gäster som inte blir det.

Allt som minskar antalet avbrott minskar därmed den upplevda arbetsbelastningen. Det är ingen mjuk vinst: det är den viktigaste orsaken till att människor slutar inom restaurangbranschen.

Vad du absolut inte ska automatisera

Det finns en gräns, och den är skarpare än vad leverantörerna av den här typen av system antyder. Dessa tre bör förbli mänskligt arbete:

1. Mottagandet. En gäst som kommer in och blir hälsad av en skärm börjar med ett underläge.
2. Stunden när något går fel. Ett väl löst misstag ger ofta ett högre betyg än ett felfritt besök, men bara om det finns en människa på andra sidan.
3. Avskedet. Det är det sista någon tar med sig.

Allt däremellan är till stor del logistik, och logistik får gärna bli enklare.

Vad det ger din personal

Färre avbrott innebär mindre spring och färre tillfällen där någon blir uppropad mitt i något annat. Det avlastar fysiskt, men framför allt mentalt: det är det ständiga växlandet som gör ett pass tungt, inte antalet tallrikar.

Och det ger tillbaka något som är det första som försvinner vid snäv bemanning: tid för samtalet vid bordet som gäster minns.

Vad detta kostar för ditt antal bord hittar du under priserna.